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PDF als digitales Papier feiert ein Jubiläum

05.09.2019, 07:34 Uhr

· Online seit 05.09.2019, 07:05 Uhr

Das Portable Document Format – oder kurz PDF – ist als «digitales Papier» vor über 25 Jahren erfunden worden. Heute lassen sich PDF-Dateien einfach auf jedem PC erstellen, bearbeiten und echtes Papier schnell in PDF umwandeln.

Auf Computern aller Art - im Bild ein iPad - lassen sich Dokumente bequem als PDF darstellen. Das PDF ist vor 25 Jahren erfunden worden. Es hat die Papierkopie abgelöst. (Archivbild)

Bildquelle: KEYSTONE/AP Adobe

Auf Computern aller Art - im Bild ein iPad - lassen sich Dokumente bequem als PDF darstellen. Das PDF ist vor 25 Jahren erfunden worden. Es hat die Papierkopie abgelöst. (Archivbild)

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Wer ein Dokument oder einen Beleg als PDF abspeichert, hat Gewissheit, dass sich dies später auf allen Handys oder PC anzeigen oder auch wieder im Originalformat ausdrucken lässt. Solche Dateien lassen sich einfach archivieren und später auch einfach wieder auffinden.

PDF erstellen

PDF-Dateien gehören heute zum digitalen Alltag. Von der Rechnung über den Bankauszug bis zum Strafregisterauszug erhält man kein Papier mehr, sondern einfach eine Datei. Diese lässt sich nicht nur komfortabel auf kleinen und grossen Bildschirmen betrachten, sondern auch jederzeit via Drucker wieder in Papier verwandeln.

Gewiefte PC-Anwender wissen, dass man solche PDF-Dateien auch sehr einfach und schnell selbst erstellen kann. Dazu wählt man im Drucken-Dialog nicht den gewohnten Papierdrucker aus, sondern selektiert stattdessen «Microsoft Print to PDF» (Windows) oder auf einem Mac «PDF, Als PDF sichern». Man kann also alles, was sich ausdrucken lässt, auch als PDF-Datei abspeichern. Wer Dokumente per E-Mail verschickt, sollte dafür vorzugsweise PDF verwenden.

PDF eignen sich sogar, um eine Bildersammlung zu verpacken. Unter Windows kann man im Dateimanager beliebig viele Fotos anwählen und dann mit der rechten Maustaste den Befehl «Drucken» wählen. Der folgende Dialog arrangiert dann die Bilder je nach Vorliebe auf einer A4-Seite.

PDF bearbeiten

Wer PDF-Dateien komfortabler betrachten und bearbeiten will, greift beispielsweise zum in den Grundfunktionen kostenlosen Programm PDF-XChange Editor (www.tracker-software.com). Damit lassen sich Passagen einfärben oder Texte und Bilder aus PDF herauskopieren.

Auch das Textprogramm Word kann PDF bearbeiten und wandelt sie dazu in das DOC-Format um. Die Funktion ist aber leicht versteckt. Man startet Word und wählt dann im Dateidialog eine PDF-Datei aus. Word fragt dann, ob es diese Datei umwandeln soll. Danach stehen alle Bearbeitungsfunktionen von Word zur Verfügung. Das Dokument lässt sich abschliessend auch wieder im PDF-Format speichern.

Papier zu PDF

Wer seine Papierbelege in PDF-Dateien umwandeln will, kann dazu das Handy verwenden. Für Android gibt es dafür beispielsweise das kostenlose Programm «Texterkennung mit der Textfee», welches auch gleich den Text in einem Dokument erkennt. Unter dem Suchwort «OCR» finden sich in den App-Stores Dutzende weitere Apps für iOS und Android. Teilweise verwenden Sie aber Clouddienste, was bei vertraulichen Dokumenten problematisch ist.

Wer einen Scanner zu Hause hat, kann mit dem ebenfalls kostenlosen Naps2 (www.naps2.com) ganze Papiersammlungen einscannen, Texte erkennen lassen, Seiten arrangieren und das Ganze als PDF speichern.

PDF finden

Die meisten PDF-Dateien lassen sich nach ihren enthaltenen Texten auffinden. Dies kann wie gewohnt über die Dateimanager von Windows oder Mac-OS erfolgen. Auch das oben erwähnte Programm PDF-XChange Editor kann ganze Ordner nach Textpassagen in PDFs durchsuchen. Beim Verwalten sehr vieler PDF-Dateien hilft das kostenlose Programm DocFetcher (http://docfetcher.sourceforge.net/en/index.html).