Bei Informatikprojekt der Bundesverwaltung drohen Mehrkosten

Das Ziel des Informatikprojektes ist die Modernisierung der Bundesrechtsplattform, die täglich Tausende Personen besuchen. Das bestehende System ist am Ende seiner Lebensdauer angelangt. Die Plattform verwaltet das Kompetenzzentrum Amtliche Veröffentlichungen der Bundeskanzlei.

Den Zuschlag für die Entwicklung einer neuen Lösung hatte ein Unternehmen mit Sitz in Griechenland erhalten. Dieses liefert nun aber nicht wie vorgesehen. Die Eidgenössische Finanzkontrolle (EFK) hat das Projekt unter die Lupe genommen und ist zum Schluss gekommen, dass die angestrebten Ziele nicht erreicht werden. In einem am Montag veröffentlichten Bericht bezeichnet sie die Situation als «heikel».

Die Fristen würden um zwei bis sechs Monate überschritten, sodass die Lebensdauer des derzeitigen Systems verlängert werden müsse. Die Lieferungen des Dienstleisters entsprächen nicht den vorgegebenen Qualitätskriterien.

Das wird das Projekt verteuern. Veranschlagt wurden ursprünglich Kosten von insgesamt 14,7 Millionen Franken. Bereits 2016 nach dem Entscheid zur Auslagerung der Entwicklung wurden weitere 4,2 Millionen Franken validiert, wie die EFK schreibt. Sie befürchtet, dass es zu weiteren Budgetüberschreitungen kommen wird. «In Anbetracht der aktuellen Dynamik beurteilt die EFK die Aussichten als wenig verheissungsvoll», heisst es im Bericht.

Nach Angaben der Bundeskanzlei verursachte die Verspätung bisher in der Bundesverwaltung Mehrkosten von rund 1,8 Millionen Franken. Zu einer Erhöhung der Entschädigung an den Lieferanten führe die Verspätung nicht, hält die Bundeskanzlei fest.

Der Bundesverwaltung macht die EFK keine Vorwürfe: Insgesamt werde das Projekt gut geführt, schreibt sie. Die Projektdokumentation sei von sehr hoher Qualität, die Führungsprozesse seien der Komplexität angepasst. Auch die Organisation des Risikomanagements sei insgesamt zweckmässig.

Das Problem ist die Zusammenarbeit mit dem Lieferanten. Die räumliche Distanz zu den Entwicklern in Griechenland erschwere diese, stellt die EFK fest. Auch bei den Arbeitsmethoden, der Auffassung von Verpflichtungen und den Prioritäten gebe es «erhebliche Differenzen». Die Bundeskanzlei hat Notfallpläne aktiviert. Sie halte das angesichts der angespannten Situation mit dem Lieferanten für gerechtfertigt, schreibt die EFK.

Die Bundeskanzlei (BK) widerspricht der Beurteilung nicht: Die Schwierigkeiten mit dem Lieferanten würden zu Terminverzögerungen und höheren Kosten führen, schreibt sie in ihrer Stellungnahme. Aus Sicht der BK werfen diese und weitere Erfahrungen mit IKT-Projekten (IKT steht für: Informations- und Kommunikationstechonologien) grundsätzliche Fragen zu öffentlichen Beschaffungen auf.

Dem Preis komme bei der Beurteilung der Offerten verständlicherweise ein hohes Gewicht zu, schreibt sie. Qualitätsprobleme im Verlauf des Projektes könnten aber zu hohem Mehraufwand bei der Bundesverwaltung führen, der den vermeintlich tieferen Preis mehr als kompensiere. «Der Beschaffungsprozess gibt somit keine Gewähr dafür, dass die insgesamt wirtschaftlichste Offerte zum Zug kommt», so die BK.

Gerade bei Ausschreibungen, die eine längere Zeitdauer abdeckten, würden Anbieter mit Sitz in der Schweiz wegen der hohen Stundenkosten faktisch vom Wettbewerb ausgeschlossen, stellt die BK fest. Bei Anwendungen, die ein detailliertes Verständnis der Materie und eine hohe Nähe zum Kunden verlangten, bestehe aber die Gefahr, dass eine Entwicklung im Ausland mit Qualitätseinbussen einhergehe.

Schlechte Erfahrungen mit Lieferanten müssten in die Bewertung von Offerten bei zukünftigen Beschaffungen einfliessen können. Nur so könnten bessere Beschaffungskonditionen erzielt werden.

Die BK fordert, dass die vermuteten Effizienzgewinne einer externen Vergabe in Bezug gesetzt werden zum Aufwand für die Erstellung des Vertragswerks und dessen Durchsetzung. «Es stellt sich die Frage, ob die Vorteile einer Outsourcing-Strategie im Vergleich zu einer Insourcing-Strategie im Bereich der IKT tatsächlich überwiegen», heisst es in der Stellungnahme.

Ein Teil dieser Fragen ist Gegenstand der laufenden Totalrevision des Bundesgesetzes über das öffentliche Beschaffungswesen. Andere sollen im Gespräch zwischen den Beschaffungsexperten, den Leistungserbringern und den Leistungsbezügern der Bundesverwaltung vertieft werden. Die BK empfiehlt der EFK, bei Prüfungen von IKT-Projekten «jeweils auch Fragen wie diese» abzuklären.